Методический комплекс для студентов специальности 271200, 27124. 00 всех форм обучения Кемерово 2003 - страница 3

^ Тема 3. Подготовка и оформление документов Литература
Основная:

Единая государственная система делопроизводства / Основные положения /. – М.: МИАИ, 1975. – 156с.

ГОСТ 6.10.5 – 87 УСД. Требования к построению формуляра-образца. М.: Экономика, 1987. – 125с.

Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция делопроизводство. – М..: Экономика, 1988. – 108с.

Дополнительная:

Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство. М.: Высшая школа, 1991. – 172с.

Лившиц Я.З. История делопроизводства. – М.: МИАИ, 1974. – 133с.


Реквизит 12. Место составления или издания документа. Заранее в общем бланке указывается место составления документа. Этот реквизит оформляется в соответствии с административно-территориальным делением Российской Федерации. Перед указанием городов: Москва и Санкт-Петербург буква «г» не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.д. Например, г. Кемерово, пос. Первомайский. Если обозначение населенного пункта встречается в нескольких областях, то область указывается обязательно. Например, пос. Ленино, Ульяновской обл. В остальных случаях край, область не указываем.

Реквизит 13. Гриф ограничения доступа к документу. Например: Совершенно секретно. Конфиденциально. Для служебного пользова-ния.

Его проставляют без кавычек на первом листе документа и его можно дополнять документами, предусматривающими законодатель-ством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Реквизит 14. Адресат. Указание кому предназначается информа-ция производится на документах, отправляемых в другие организа-ции или частным лицам, а также представляется руководству (заявление, докладные записки, объяснительные записки) и переда-ваемые в структурные подразделения (распоряжения, указания). Адресат – сложный реквизит. В него могут входить следующие данные:

- наименование организации в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения в именительном падеже;

- наименование должности получателя в дательном падеже;

- фамилия и инициалы в дательном падеже (получателя);

- почтовый адрес.

Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Для внутренних документов указывается только название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае в название структурного подразделения или организации входит наименование должности руководителя. Например,

Начальнику планового отдела

Иванову А.А.

При адресовании в организацию предлог «в» отсутствует. Например,
^ Налоговая инспекция Кемеровской области
или

Ресторан «Томь»

Бухгалтерия

Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается решением данного вопроса. Например,

Химбанк

Отдел обслуживания

предпринимательства

Заведующей Ситниковой А.В.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последова-тельности, установленной Почтовыми правилами.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наимено-вание, почтовый адрес:

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного

дела

101000, Москва, Центр,

Милютинский пер., д. 7а

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документ в адрес подведомственных организаций или структурных подразделений. Например, Деканам факультетов КемТИПП.

Каждая составная часть реквизита «адресат» начинается с новой строки через 1,5 межстрочных интервала. На документе указывается не более 4-х адресов. Если же их больше, то составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа пишется один адрес.

Реквизит 15. Гриф утверждения документа. Утверждение доку-мента является способом удостоверения некоторых видов доку-ментов, санкционирует их содержание и распространяет их действие на определенный круг организаций и лиц. Только после утверждения такие документы приобретают юридическую силу. Утверждению подлежат положения, график отпусков, уставы, штатные расписания, инструкции, некоторые акты, протоколы, другие документы. Необходимость утверждения этих видов документов обычно предусматривается в нормативных актах. Утверждение производится после подписания документа и имеет два варианта оформления: а) утверждение документа руководителем или б) издание специального приказа, распоряжения или постановления. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издание утверждающего распорядительного документа целесообразно в тех случаях, когда требуется разъяснение, дополнение, предписание, устанавливается срок ввода утверждаемого документ в действие и т.д. Если утверждаемый документ издается одновременно с распорядитель-ным, то он оформляется как приложение к этому распорядительному документу. При любом способе утверждения на утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, который имеет два варианта оформления.

В первом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, написанного большими буквами без кавычек. Далее, из указания должности руководителя, наименования учреждения, расшифровки фамилии с двумя инициалами и даты утверждения. Например,

УТВЕРЖДАЮ


Директор ресторана «Томь»

подпись А.И. Ковалев

12.04.2003

Во втором случае также прописными буквами пишется слово

УТВЕРЖДАЮ


Приказ директора

ресторана «Томь»

от 12.04.2003 №32

указывается вид распорядительного документа в именительном падеже, его номер и дата.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Реквизит 16. Резолюция. Документ после первичной обработки и регистрации направляется руководителю, который должен в резолюции указать порядок исполнения документа. Резолюция – это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятые решения. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы распорядительный документ, составленный на полученном доку-менте. Резолюция состоит из следующих частей: текста, подписи и даты. Текст резолюции содержит 3 части: кому поручается (ФИО исполнителя), что поручается (характер и порядок решения вопроса) и срок исполнения. Например,

Семеновой И.А.

Подготовить приказ

О приеме на работу с оплатой 1000 руб.

с 15.04.2003

подпись Ковалев А.И.

13.0.2003

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответствен-ным является тот, чья фамилия стоит первой. Резолюция, как правило, является основанием постановки документа на контроль и определения контрольного срока исполнения. Резолюция распола-гается в верхней части документа. На докладных записках, письмах и др. видах документов, имеющих реквизит - адресат, резолюция ставится между адресатом и текстом документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Реквизит 17. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту присут-ствует, как привило, во всех документах, кроме писем. Во всех документах, кроме протоколов, заголовок к тексту должен отвечать на вопрос предложного падежа. В протоколе заголовком к тексту является наименование коллегиального органа в именительном падеже.

Реквизит 18. Отметка о контроле. Документы, требующие исполнения или ответа, берут на контроль. Обычно это делается после проставления резолюции. Отметка о постановке документа на контроль – буква «К» или контрольная дата исполнения. Ставится на левом поле документа на уровне заголовка. Она пишется от руки красным, зеленым или синим карандашом, или наносится резиновым штемпелем. Служит напоминанием, пока документ не исполнен.

Реквизит 19. Текст документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законода-тельством РФ и субъектов РФ о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Основными требованиями к тексту служебного документа являются достоверность, объективность, максимальная краткость при полноте информации; точность, исключающая двоякое понимание текста, безупречность в юридическом отношении. Большое внимание нужно уделять подбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например, адресовать в адрес, апрель-месяц, свободная вакансия.

Для делового стиля служебных документов характерно исполь-зование устойчивых сочетаний. В книгах «Унификация текстов управленческих документов» / М., 1982/, «Письмовник для ведения деловой корреспонденции» /М., 1992/ и др. приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по именному компоненту. Например, выборы – проводить, участвовать. Доход – давать, извлекать, получать, приносить, распределять. Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от 3 лица. Местои-мения заменяют существительными. Например, институт просит, фирма направляет, министерство не возражает.

Однако при написании объяснительных и докладных записок, заявлений текст излагается от 1 лица единственного числа. Напи-сание сокращенных слов и словосочетаний ведется в соответствии с ГОСТ 1.5-85 Государственная система стандартизации. Построение изложений, оформление и содержание стандарта. Пункт 1.4.11 Сокращения и правилами русской орфографии.

В специальной литературе документы делят на простые и сложные. Те документы, которые содержат 1 вопрос, считаются простыми. Сложные документы касаются нескольких самостоятель-ных вопросов. Простые документы легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование дела) и в направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких исполнителей или также структурных подразделений. Поэтому с них приходится снимать копии или устанавливать очередность в исполнении. Их обработка вызывает ряд трудностей (при регистрации каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос и о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении справочно-информационных документов (письма, докладные запис-ки, справки и т.д.) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Определенные виды документов, такие как протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, проставляется автор документа, вид документа и дата.

В тексте документа обычно выделяют 2 смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа. В другой – выводы, предложения, просьбы, распоря-жения, рекомендации. Также составляются приказы. Например, 16-18 декабря 2003г. фирмой «Плюс» проводится выставка-ярмарка пищевой продукции Кузбасса. Приглашаем Вас принять участие. О согласии просим сообщить не позднее 10 апреля 2003г.

Директор М.Н. Поздняков

В тексте документа может быть и 3 части. 1 – введение, подготавливающее к восприятию документа, излагающее причину создания. 2 – доказательство, в котором описываются события, факты, причины, следствия. 3 – заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами. Для облегчения восприятия информации, выделении сути документа рекомендуется начинать документ с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.д. Например, «Прошу дополнительно выделить 100 тысяч руб. на приобретение ЭВМ для бухгалтерии. Объем работ в бухгалтерии сильно увеличился за последнее время, в результате чего возникает необходимость автоматизировать бухучет на предприятии». Можно составлять документы, состоящие только из заключительной части. Например, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью.

Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат данные другого документа, то в тексте приводятся полные его реквизиты, т.е. указывается вид, заголовок, дата и №. Например, «Согласно приказу (письму, распоряжению) с назначением на премию от 12.06.2003г. №54…».

Текст документа делится на абзацы. С них начинается каждая новая мысль. Рекомендуется включать в каждую часть документа не более 2-х абзацев, в каждый абзац – не более 3-х предложений, в каждое предложение – не более 10 слов. Тексты сложных или больших по объему документов разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Согласно ГОСТ 1.5-85 номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления (1.14.11.2). Все они разделяются точками, и в конце номера точка не ставится.

При написании документа не следует: отрывать одну строку абзаца при переносе на другую страницу или слово в заголовках к тексту, переносить слова в адресате.

Существует 4 типа записи текста служебных документов. 1. Традиционная линейная запись. Текст фиксируется машинописным или электронным способом, или от руки; в оригинале содержит, в основном, переменную информацию. 2. Трафарет – это заранее отпе-чатанный текст с унифицированной постоянной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую в данном документе (например, обложка журнала). Трафарет имеет вид формализованного текста, в котором предусмотрена типовая струк-тура и языковая форма. Например, справки, извещения, доверенности и т.д. 3. Анкета. Это опросный лист для получения определенных сведений. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет. Как трафарет, анкета требует заполнения пробелов. Однако содержит в качестве постоянной информации список заранее подготовленных вопросов. Содержание ее более дробной, а текст, содержащий вопросы, располагается по вертикали слева, справа вносится переменная информация. 4. Таблица. Перечень сведений о чем-либо или числовые данные, приведенные в определенную систему и расположенные по графам. Таблица позволяет определить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Обязательные элементы таблицы и порядок их расположения.

Таблица 1

Тематический заголовок

Наименование боковика

Заголовки граф (колонки)

Подзаголовки граф

1

2

3

4

5

6

5326692132307221.html
5326780864771963.html
5326843897715645.html
5327057257203308.html
5327151244710015.html